أمر الشراء هو محاسبة مناسبة للأجل وإدارة يومية لنشاط الأعمال. أمر الشراء هو طلب كتابي إلى المورد بقصد شراء عناصر معينة وبسعر متفق عليه بالفعل بين المشتري والبائع.

ما المعلومات التي تتضمنها؟

يشير طلب الشراء إلى شروط الدفع والتسليم ، لذلك فهو إذن للمورد بتسليم العناصر ويطلب من الأخير تقديم فاتورة مقابلة. ضع في اعتبارك أن جميع العناصر التي تم شراؤها من قبل شركة يجب أن تكون مصحوبة بأوامر الشراء ، والتي يتم ترقيمها بشكل تسلسلي من أجل توفير التحكم في استخدامها.

عادةً ما يتم إصدار أوامر الشراء في الأصل ونسخة ، مع إرسال الأصل إلى المورد ونسخ النسخ إلى قسم المحاسبة ليتم تسجيلها في حساب الدفع (قد تكون هناك أيضًا نسخة ثالثة لقسم المشتريات في الشركة. ).

الأقسام التالية مدرجة في أمر الشراء:

- رقم أمر الشراء.

- اسم وعنوان المزود.

- تاريخ تقديم الطلب وتاريخ التسليم المطلوب.

- شروط التسليم والدفع.

- كمية المواد المطلوبة ووصفها برقم الكود.

- فيما يتعلق بالسعر ، يشار إلى سعر كل وحدة وسعر الشراء الإجمالي ، بالإضافة إلى تكلفة الشحن إن وجدت.

- وأخيرًا ، يجب أن يحدد أمر الشراء التوقيع المعتمد للشخص المسؤول.

الغرض من أمر الشراء

الغرض من المعلومات المفصلة أعلاه هو الحفاظ على التحكم الدقيق في العناصر المشتراة ، حيث يمكن للشركة بهذه الطريقة الاحتفاظ بسجل محاسبي لعمليات الشراء الخاصة بها.

من ناحية أخرى ، لا ينبغي أن ننسى أنه عندما يصدر العميل أمر شراء ، فإنه يؤكد ويثق بالثقة التي يتمتع بها في المورد.

يعد أمر الشراء الذي أصدره العميل خطوة أخرى في عملية البيع ، حيث لم يتم بعد البيع بشكل نهائي. وبهذا المعنى ، يعني أمر الشراء أنه يجب تحديد إجراءات الشركة وتنظيمها بشكل جيد. قبل إصدار أمر الشراء ، يجب أن يعرف العميل بالضبط ما هي العملية لتسجيله في شركته ويجب على البائع أيضًا التأكد من المعلومات الواردة في المستند.

الصورة: iStock - BernardaSv