تعريف الأمين

الشخص المنخرط في مهام إدارية في مكتب ومساعدة رئيسه

السكرتير ، الذي يُدعى أيضًا في بعض أنحاء العالم كمساعد إداري ، هو الشخص المسؤول عن تنفيذ أنشطة المكتب الابتدائية ، إما في شركة خاصة أو في وكالة حكومية ، بالإضافة إلى كونه المتعاون الوثيق للمدير أو المدير التنفيذي الذي يحضر ، أي أن سكرتير رئيس الشركة هو بطريقة ما مدير وقته بحيث لا يجب عليه سوى القلق بشأن اتخاذ القرار في الشركة من أجل تحقيق أفضل العملاء ، سيتم الاعتناء بالباقي من قبل السكرتير. على سبيل المثال ومن بين أمور أخرى على جدول أعمالك ، لتلقي مكالماتك وكل ما تحتاجه.

لذلك ، إذا كنت ترغب في الحصول على إدارة أعمال فعالة ، فسيكون من الضروري أن يكون لديك شخص كفؤ للقيام بهذه الوظيفة ، لأن معظم الاجتهاد / أنشطة المؤسسة ستمر من خلاله.

الوظائف الرئيسية

ترتبط وظائفها أو أنشطتها الرئيسية بما يعرف بالعمل المكتبي والإداري ، مثل معالجة دخول المراسلات وخروجها ، وتلقي الوثائق ، والاهتمام بالمكالمات الهاتفية ، والانتباه إلى الزيارات ومقدمي الخدمات ، وحفظ المستندات ، إجراء الحسابات ، وإبلاغ رئيسك بكل ما هو متأصل في منطقتك ، والوعي بمعالجة الملفات ، ومعالجة جدول الأعمال ، والاجتماعات وجهات الاتصال ، والحفاظ عليها بطريقة منظمة ومحدثة ، والتعامل مع جميع أدوات المكتب هذه ، مثل آلة النسخ والطابعة والفاكس والكمبيوتر وغيرها من اللغات ، التعامل مع اللغات ، ويفضل أن تكون اللغة الإنجليزية ، ولكن بالطبع كلما تعاملت بشكل أفضل ، حيث قد تكون ظروفهم وتطلعاتهم أعلى بكثير داخل المنظمة التي يعملون فيها ولديهم معرفة بالبروتوكول المؤسسي والأعمال التجارية ايال.

سكرتير خاص. علاقة ثقة وثيقة مع رئيسه

يمكن أن يعمل الأمناء في مجالات وسياقات مختلفة ، في حين أن أحد أكثر المتغيرات النموذجية للمنصب هو بلا شك ما يسمى بالسكرتير الخاص ، والذي ، كما يتوقع اسمه بالفعل ، هو الشخص الذي تتمثل وظائفه في التعامل مع جميع القضايا المتأصلة في رئيسه ، والأفراد وكذلك العمال. بشكل عام ، يؤسس الرؤساء والأمناء علاقة وثيقة ووثيقة للغاية نتيجة كمية الأسرار ونقاط الضعف التي يعرفها الأمناء. حتى هذا هو السبب في أن شخصية الوزيرة وعلاقتها برئيسها كانت موضوع تمثيلات لا تعد ولا تحصى في قصص الخيال المختلفة.

أحد أكثر الأشياء التي يتم تذكرها هو دون شك الأمين التنفيذي ، وهو فيلم أنتج في هوليوود عام 1988 وبطولة هاريسون فورد ، وميلاني جريفيث وسيجورني ويفر. شخصية غريفيث هي سكرتيرة ويفر ، وهو تنفيذي وقح وشرير إلى حد ما. توضح شخصية Griffith قدرته في منصبه وتكتشف أن رئيسه ترك فكرة عنه لبدء عمل تجاري. أخيرًا ، كشف النقاب عن الأمر وانتهى به الأمر ليس فقط كسب أرض فيه بل أيضًا الوقوع في حب المليونير التجاري الذي لعبه فورد.

تحضير

على الرغم من أنها لا تتطلب سنوات طويلة من الدراسة مثل الدرجات الجامعية ، إلا أن شهادة السكرتارية هي مهنة يمكن دراستها أيضًا والتي تجمع بالطبع جميع الأنشطة التي ستكون مطلوبة من أولئك الذين يشغلون هذا المنصب.

بشكل عام ، فإن أولئك الذين يتطلعون إلى المنصب يخضعون لاختبار قصير في تلك الأسئلة المحددة التي يتم البحث عنها ، على سبيل المثال ، أنهم يستخدمون برنامج الكمبيوتر هذا أو ذاك أو يتحدثون ويكتبون باللغة الإنجليزية المثالية.

وضع يسود فيه الجنس الأنثوي

على الرغم من أن هذا المنصب يشغله في الغالب النساء ، يجب أن نقول أن هناك رجال يقومون بهذا المنصب. على عكس ما يحدث مع المناصب أو المهن الأخرى ، فإن وظيفة السكرتيرة هي وظيفة تم تخصيصها تاريخيًا لأداء النساء.

وكالة حكومية تدير منطقة

من ناحية أخرى ، يتم استخدام المفهوم في العديد من الأجزاء الناطقة بالإسبانية لتعيين وكالة الدولة المسؤولة عن إدارة بعض المناطق ، على سبيل المثال ، وزير التربية والتعليم ، ووزير الأمن ، من بين آخرين.

ويترأس الأمانة مسؤول حكومي يُدعى السكرتير ، وسيكون أعلى سلطة داخل السكرتارية والذي يجب أن يستجيب للسياسات التي حددتها الحكومة التي عينته.

ذات المواد