تعريف الأرشفة (إدارة الوثائق)
تقنيات موحدة لإدارة المستندات في منظمة أو كيان
يُستخدم مفهوم الأرشفة أو إدارة الوثائق في لغتنا للإشارة إلى التقنيات المعيارية المستخدمة في حالة إدارة المستندات التي تنتمي إلى منظمة أو كيان أو شركة أو مكتبة ، للإشارة إلى بعض الأمثلة الشائعة.
نظام قديم تطور بشكل خيالي بفضل التقنيات الجديدة
يجب أن نشير إلى أنه على الرغم من أن التقنيات والممارسات المطبقة كانت تتغير وتتطور كنتيجة مباشرة لتقدم التقنيات الجديدة في جميع المجالات تقريبًا ، وبالطبع لم يكن الأرشفة هو الاستثناء ، يجب أن نقول أن الأرشفة هي نشاط قديم بالتأكيد ، وقد نشره الإنسان منذ زمن سحيق في مواجهة الحاجة الملحة للتوثيق ، وترك بصمة إدارية أو قانونية أو تجارية لكل ما يفعله.
لإعطائنا فكرة عن التطور الهائل الذي حدث فيما يتعلق بالدعم وتقنيات التخزين ، علينا فقط أن نقول أن معظم الرجال البدائيين قدموا "وثائقهم" في ورق البردي أو أوراق الطين ، بينما يفعل ذلك اليوم في الكمبيوتر أو أي جهاز إلكتروني آخر.
المساهمة الكبيرة للحوسبة والإنترنت
وبهذا المعنى ، لا يمكننا تجاهل أن علم الكمبيوتر والتطور اللاحق للإنترنت قد سمحا بتقدم كبير في إدارة المستندات ، مما جعل المهمة أكثر عملية وبساطة ، من حيث حفظ المعلومات واسترجاع المستندات المخزنة. .
بسبب بالطبع من قبل ، كان على المسؤولين عن هذه المهمة ، أمناء المحفوظات ، أمناء المكتبات أو أمناء الأرشيف ، من بين الأسماء الأخرى المنسوبة إلى أولئك الذين يقومون بهذه المهمة ، استخدام واستخدام كتب التسجيل الثقيلة ، وبطاقات الفهرسة ، والمجلدات ، والمجلدات ، والصناديق ، والأرفف ، بينما الآن يكفي بنقرة واحدة فقط لإنهاء الملف وكذلك استعادة المستندات أو الأعمال.
المهام الرئيسية التي تقوم بها
في الأساس ، سيكون الأرشيف مسؤولاً عن: إنشاء وإنشاء سلسلة من القواعد والممارسات التي تسمح بتحديد الوثائق التي يتم تقديمها ، واسترجاع المعلومات منها ، والوقت الذي يجب أن تظل فيه محفوظة في حالة تلك التي يمكن التخلص منها بعد مرور بعض الوقت وعلى العكس يجب أن تضمن الحفاظ إلى الأبد على تلك الوثائق ذات القيمة الكبيرة.
