تعريف الأرشيف
إجراء حفظ أو تنظيم المستندات في خزانة ملفات أو ملف
وفي الوقت نفسه ، يمكن أن يكون الأرشيف مجموعة منظمة من الوثائق التي يتلقاها وينتجها الفرد أو المنظمة ، أو الكيان ، نتيجة للنشاط الذي يقوم به ؛ من ناحية أخرى ، يُعرف المكان الفعلي أو المحلي الذي يتم فيه تخزين المستندات المشار إليها ومعالجتها وحمايتها ، باسم الأرشيف.
خزانة الملفات أو الملف هو العنصر بامتياز المستخدم لأرشفة المستندات أو الملفات.
في البطاقات يتم التخلص من جميع المعلومات الحساسة ، يتم تلخيص البيانات وتسجيل المستند.
يستخدم في الطب والمكتبات والأكاديميين
تبرز المكتبات ومكاتب الأطباء بين الأماكن الأكثر استخدامًا لهذه الملفات ، ومن ناحية أخرى ، يستخدمها الطلاب كثيرًا بناءً على طلب دراسة الموضوعات ، من بين أمور أخرى.
لديهم تنسيق مستطيل يتناسب تمامًا مع الملف الذي سيحتويها بطريقة منظمة.
على الرغم من أن ظهور التقنيات الجديدة قد تسبب في نقل محتوى الملفات إلى الوسائط الإلكترونية ، إلا أنه في بعض السياقات يستمر الاحتفاظ بها ولا تزال مفيدة للغاية.
على سبيل المثال ، في حالة المكاتب الطبية.
لكل مريض ملف شخصي يتم فيه تسجيل تفاصيله الشخصية وجهات اتصاله المادية.
بالإضافة إلى ذلك ، على هذه البطاقات ، يلاحظ الطبيب ، في كل مرة يزوره المريض ، أخبار حالته ، ونتائج المراجعة الطبية ، والأدوية الموصوفة ، وغيرها.
عندما يحضر المريض الاستشارة الطبية ، يقوم سكرتير الطبيب بتحضير ملف المريض حتى يحصل المريض على جميع المعلومات على الفور ، أي أن الملف في هذه الحالة يعمل كنوع من التاريخ الطبي.
من ناحية أخرى ، في حالة استخدام الملف للدراسة ، قد يتم تضمين المحتوى الموجز لكتاب أو أي مادة ببليوغرافية أخرى مستخدمة فيها.
وتجدر الإشارة إلى أن الملف يعد عنصرًا واسع الانتشار عند تنظيم المستندات ولهذا يستخدمونه من الأفراد لطلب أوراقهم ، مثل فواتير الشراء ، وفواتير دفع المنافع ، من بين أمور أخرى ، للمؤسسات متاجر عامة تخزن كل ما يصدرونه ويستلمونه.
عادة ما يكون لدى الدول كيان يُعرف باسم الأرشيف العام للأمة والذي يحتفظ بمجموعات عديدة من النصوص والوثائق والأعمال والمواد السمعية البصرية الأخرى التي بدأ جمعها وجمعها في العديد من الحالات قبل عدة قرون.
الأرشفة ، الانضباط الذي يتعامل مع عملية التخزين
الأرشفة ، وتسمى أيضًا الأرشفة ، هي الانضباط الذي يهتم بشكل خاص بمعالجة الإجراءات والمشكلات التي تنشأ عن تخزين المستندات ، مع المهمة التي يمكن تحديدها ببساطة في المستقبل عند الضرورة.
من الناحية التاريخية ، ركز هذا النشاط على تحسين بدائل التخزين والحفظ والاستعادة ، بينما مع ظهور التقنيات الجديدة ، كان مهتمًا أيضًا بتطوير طرق اختيارية لإدارة المستندات وحفظها.
العديد من الجامعات ، وخاصة تلك المتعلقة بالمعلومات والاتصالات والتاريخ ، لديها هذا الموضوع في برامجها.
انتهى ذلك أو أن ليس له صلة بالفعل
من ناحية أخرى ، يتم استخدام كلمة أرشيف لحساب شيء تم الانتهاء منه بالفعل أو لم يعد يحظى بالاهتمام والعلاج . " إن الشكاوى التي تقدمنا بها ضد النادي بسبب الضوضاء المزعجة التي قدمها المدعي العام ."
هذا الشعور شائع جدًا بناءً على طلب من اللغة العامية عندما تريد إظهار أنه تم إنهاء شيء ما أو أنه لم يعد مهمًا.
وكذلك في المجال القانوني عندما تريد أن تدرك أنه تم التحقيق في قضية ، على سبيل المثال ، لعدم وجود أدلة.
الآن ، قد يكون هذا سببا ، ولكن قد يحدث أن يتم تقديم ملف قضائي بناء على طلب اتفاق سري بين القاضي الذي يوجهه ، مع المتهم.
بالطبع هذا أمر مدان أخلاقيا وغير قانوني ، ولكن للأسف يحدث الكثير في عدالة العالم ، خاصة عندما يكون هناك مسؤولون عموميون متورطون في هذه القضايا.
من بين المرادفات الأكثر استخدامًا لهذا المصطلح نجد أن حفظ ، والذي يشير فقط إلى الحفظ والحراسة.
