المستند هو دليل أو شهادة مادية على حقيقة أو فعل يقوم به شخص طبيعي أو اعتباري ، أو مؤسسة ، أو جمعية ، وما إلى ذلك ، والتي قد تكون ذات طبيعة عامة أو خاصة ، نتيجة لممارسة أنشطتها ووظائفها والتي قد يتم التقاطها في وحدة معلومات تراقب أي دعم أو ورق أو شريط أو قرص مغناطيسي أو فيلم أو صور فوتوغرافية ، من أجل الحفاظ عليها في الوقت المناسب في حالة الحاجة إلى تقديمها كدليل أو ذاكرة أو إرث لشخص ما.

في حالة المنظمات والمؤسسات التي تقوم بوقت عمل واسع النطاق وواسع النطاق ، ستكون الوثائق ضرورية كل يوم ومعظم أعضاء نفس تقريبًا ، ولهذا السبب ستحتاج إلى عمل من نوع المسلسل وسيطلق عليه المسلسل الوثائقي ، بما في ذلك: المراسلات ، دفاتر الدفاتر ، دفاتر المحاسبة ، من بين أمور أخرى

يتكون المستند بشكل بارز من معلومات مكتوبة قد تكون مكتوبة بخط اليد ، أي مكتوبة بخط اليد ، أو من خلال عملية ميكانيكية مثل عملية الآلة الكاتبة التي تم استخدامها بكثرة في الماضي أو بواسطة الكمبيوتر ، وهو أن الوسائل الميكانيكية هي السائدة اليوم .

في الحالة الأخيرة التي كنت أعلق عليها ، تسمى المستندات التي يتم إنشاؤها من خلال جهاز الكمبيوتر بشكل تقليدي الملفات وبمجرد إنشائها من قبل الطرف المعني ، وذلك بفضل استخدام برنامج تحرير المستندات ، مثل في حالة Word ، سيتم إعطاؤهم اسمًا وتنسيقًا ، ثم سيتم حفظهم في وحدة التخزين المختارة وبهذه الطريقة يتم تنظيم البحث بشكل أفضل في حالة ضرورة فتحهم لاحقًا للتشاور معهم أو تعديلهم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تصنيف المستندات إلى وثائق أولية ، وهي تلك التي تحتوي على معلومات أصلية عن المؤلف ولم تخضع لمعاملة أو تعديل أي شخص بخلاف الشخص المسؤول ، على أنها ثانوية ، والتي ستكون تلك التي حصلت على العلاج والثالث ، وهي الوثائق الثانوية التي تم تطبيق العلاج عليها.