الملاحظة المرجعية هي تلك الوثيقة التي يتم استخدامها بشكل حصري تقريبًا عند طلب سياق تجاري لإثبات أو تسجيل تسليم الطلب . لكي تكون فعالة وصالحة ، يجب أن يتم التوقيع عليها من قبل متلقي البضائع ، مما سيؤكد استلام البضائع بشكل صحيح ووفقًا للشروط المتفق عليها.

في غضون ذلك ، ضمن ما يُعرف بالبيع أو الشراء ، والذي يمكن أن يستجيب لأي نوع ، والكتب ، والأثاث ، وما إلى ذلك ، ستكون المذكرة المرجعية بمثابة دليل وثائقي على أن تسليم البضائع تم وفقًا لذلك.

من المذكور أعلاه ، يتبع أن المذكرة المرجعية لها هدفان مختلفان ، سيستخدمها المشتري للمقارنة مع الطلب الذي قدمه ، من أجل التحقق مما إذا كانت البضائع المطلوبة والتحقق لاحقًا مما إذا كانت يتوافق مع ما تتم فوترته .

وبالنسبة للبائع ، لأنه عند استلام نسخة مكررة من الحوالة ، موقعة من قبل المشتري حسب الأصول ، سيكون لديه دليل ليس فقط على تسليم البضاعة وبالتالي يكون قادراً على إصدار الفاتورة ، ولكن أيضًا أنه تم قبولها وفقًا لذلك .

يجب أن تصدر المذكرة المرجعية على الأقل مكررة ويجب أن تحتوي على قائمة البضائع أو العناصر الموردة. الأكثر شيوعًا هو أنه يتم تمديدها في ثلاث نسخ ، الأصل للمشتري ، ونسخة للبائع والثالثة لأولئك الذين ينقلون البضائع لأغراض تكون بمثابة دليل على العملية التي تم تنفيذها في حالة وجود مطالبات من بعض الطرفين ، المشتري أو البائع.

لا يتم تضمين مذكرات التحويل في دفاتر المحاسبة حيث يتم إصدارها بشكل عام بدون قيم ، وهي حقيقة ليس لها قيمة ضريبية لها ، والفرق الرئيسي لديهم فيما يتعلق بالفواتير وهذا سيتيح لنا التفريق بين الواحد والآخر. . بل هو نوع من المستندات الداخلية للشركات التي تؤدي وظيفة التحقق.

على الرغم من أن المذكرة المرجعية للاسم منتشرة على نطاق واسع في معظم البلدان الناطقة بالإسبانية مثل المكسيك وكولومبيا وباراغواي وبوليفيا ، إلا أنها معروفة أيضًا بأسماء أخرى في أمريكا اللاتينية ، على سبيل المثال في الأرجنتين يطلق عليها اسم ريميتو ، في دليل إرسال شيلي ، في كوستاريكا وغواتيمالا مذكرة التسليم ، في دليل الإحالة في بيرو وإكوادور ، وفي جمهورية الدومينيكان.